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快適な職場づくりには、場づくり以上に運用ルールが大切

こんにちは。ベースポイントのサダです。

快適な職場、誰もが求めていることだと思います。

そもそも快適とは、このような意味です。

心身に不快に感じられるところがなく気持ちがいいこと。
ぐあいがよくてこころよいこと。また、そのさま。

引用:goo辞書

気持ちが良いオフィス、職場が良いというのは誰にとっても同じです。では、今回は快適な職場づくりについて大切なことをお伝えしていこうと思います。

せっかく買ったのに、むしろ逆効果になるパターン

きれいに環境を整えても、どんなに道具を整えても、それだけでは快適なオフィスにはなりません。職場は人が集まる場所です。つまり、複数の人が同じ道具・ものを利用しているのです。そのような環境下において、ものだけが整ったとしても、うまく機能することはありません。

道具だけの状況では、こんなことが起こります。

  • 特定の人だけが使い、周りの人が冷ややかに見る
    ひどい場合は、特定の人の占有物かされてしまうこともある
  • 周りを敬遠して、結局誰も使用しない
  • 全員が同じタイミングで使おうとしてしまい、順番待ちでなかなか使えない

こうなってしまえば、良かれと思って、社長や上長が購入したのに、むしろ逆効果になってしまいます。そこで大切なことは、運用のルールを決めることなのです。

オフィス運営で必須のルールづくり

YさんやMさんなどの大手企業に伺うと、会議室が数十部屋あります。これも自由に使ってOKとすると、占領してしまう人がいたり、使いたい時に使えなかったり、来客を呼んでいるのに部屋が相手いなかったりという、自分だけでなく、場合によっては外部の人にも迷惑をかけてしまう可能性すらあります。

そこで、こういった企業でやっていることがルールづくりです。例えば、こんなルールがあるそうです。

  • 会議室の使用は1時間以内
    (長時間の会議を防ぐという意味合いもあるそうです)
  • 予約は必須。また、管理システムで利用状況もリアルタイムで把握
  • 会議参加者は5名まで

などなどです。あくまで一例です。こういったルールを全員共通で運用することによって、その中での最適な動きをみんなが取るのです。自由が良い、縛られたくない、という人もいるでしょう。しかし、完全に自由な時ほど、逆に不自由なこともないのです。

ルールも見直すことで、今に最適化する

ただし、「ルールだから」という考えで、ルールを守ることは、今の状況にそくさず、むしろ弊害が出るというケースも多いです。ルールは守ることに意味があるのではなく、ルールを守ることで最も良い状況、快適な状態が作れるからこそ、守る必要があるのです。

ルールを守ることが目的にならないよう、気をつけなければなりません。

快適な職場はみんなで作り上げるもの

快適な職場は一人のための最適化ではなく、みんな使いやすい環境を作っていくことです。オフィス・職場は特定の個人のためのものではなく、全員のためのものです。そのための最適化をスムーズに進めるために、ルールづくり・ルール運用も徹底しましょう。

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