2016/12/16

オフィスを使いこなすためのたった２つの意識

こんにちは！ベースポイントです。

あって当たり前（と考えがちな）オフィスですが、有効に活用しきれていますか？普段はオフィス自体に目を向けていましたが、今回は有効なオフィスの使い方ということで、オフィスを使う側に目を向けて考えていきたいと思います。

オフィスを有効に使えていない人の特徴

有効に使う前に、まずは逆に使い切れていない人を考えてみたいと思います。

書類が溢れかえっている

オフィスで叩いていると、どうしても増えるものがあります。『書類』です。会議資料、営業資料、通達など、色々な資料が日々印刷され、配られています。その書類を皆、引き出しや机の下にとってある人、周りにいませんか？書類は嫌でも増えるので、減らす努力をしなければ、書類は増える一方です。こうなってしまうと、本当に必要な書類が見つかりません。

整理整頓ができていない

書類と重なる部分もありますが、机の上がぐちゃぐちゃの方は意外と多くいるものです。スピーディーに仕事が出来ないばかりか、散らかった机は仕事の効率さえも落としてしまいます。また、周りが見たらどう思うでしょうか？知らず知らずに、周囲からの評価が下がってしまうはずです。

声を掛けさせない雰囲気を醸し出している

最近では、仕事中イヤホンで音楽を聴きながら、仕事をしてもOKの会社が増えてきているようです。しかし、こういった取り組みは、周りの社員が声を掛けられなくなる、というリスクもあります。せっかく同じオフィスにいるのに、挨拶もしない、声も掛けない、では、同じ場所で働く意味は半減してしまいます。

自分のことしかやらない

同じ場所で働く、ということは、自分が見られているだけでなく、自分自身も周りの人のことが見えます。困っている人がいれば、助けたり、手伝ったりしてあげるべきです。これは自分が困ったときに助けてもらえるからです。

共有物を私物化する

これも評価を下げる、またメンバーに嫌われてしまう要因の１つです。オフィスや会社の備品は、私物ではありません。みんなで使うものです。だからこそ、「会議室を使ったら、元の状態に戻す」「借りたら、ちゃんと返す」などの当たり前のことを当たり前に出来なければなりません。

オフィスを使いこなすためのたった２つの意識

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オフィスを効果的に使うためには、そもそもオフィスが何故あるかを考えてみるとよいでしょう。

その理由は、より効率的に業務を進めるためです。そのために、皆が顔を合わせたほうが良いとの考えから、オフィスがあるのです。今では、リモートワークも広がっていますが、せっかく出勤をして、顔を合わせて働くのであれば、”リアルタイムで同じ場所にいる”ことを有効活用しなければもったいないのです。
（もちろん、一緒にいることの煩わしさもあるかと思いますが。。。）

そこで大切なことは、２つです。「共有された場所」「見られている」という意識です。

共有された場所

これはざっくり言えば、オフィスは自分だけの場所ではない、ということです。他にも使う人がいるので、そのことを忘れてはいけないのです。共有スペースへの感謝と敬意が、その場その時には成果や目に見えたカタチで返ってこなくても、あなた自身の評価にプラスの影響を与えてくれるはずです。

見られている

またオフィスでは、常に誰かがあなたを見ています。決して、日々緊張して過ごせ、というわけではないですが、見られているという意識は持つべきです。自宅ではないのです。オフィスですから。

同じ場所にいるから生まれるメリットを享受しよう

同じ場所にいるからこそ、困ったときに助けてくれる人がいるかもしれません。相談できる相手が、目の前にいるかもしれません。そういった人たちの恩恵を受けられるように、オフィスでは２つの意識を持つことが大切なのです。いざというときに助けてもらえる自分でいられるように、常に”オフィスにいる”ということを意識して仕事に取り掛かりましょう！

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