2017/02/24

オフィスを使いやすくするためにやるべき２つの整理

おはようございます。ベースポイントのササダです。

寒い日が続くと、オフィスから出る気もなくなりませんか？寒い日はオフィスでコツコツ事務作業をしたいと思う今日この頃です。笑

さて、今日のテーマですが、オフィスを効果的に使うために、個人で何が出来るかです。私は大手・ベンチャーでのサラリーマン、個人事業主の経験があり転勤も計5回あったので、色々なオフィスで働いた経験があります。そこで感じたことをお伝えしたいと思います。

オフィスのルールは、オフィスによって違う

これは面白いのですが、同じ会社内でも拠点によって、ルールは異なります。例えば、東京と長野の会社。この２つの大きな違いは、冬に現れます。それは、”雪”です。長野は雪を前提にオフィスを使わないといけません。具体的には雪かきです。オフィスをちゃんと使うために、の前に、オフィスにちゃんと入れるようにしないと行けなかったんです。ただ、この雪かきをサボると自分が使いづらくなっていきます。なぜなら、周りが白い目で見るからです。

自分がオフィスをうまく使いたいと思うのであれば、まずはオフィスのルールに従う必要があります。「郷に入れば郷に従え」ですね。自分が使いやすいように使うためには、まずはその場のルールをちゃんと守ることで、自分が使いやすいようにオフィスを使えます。

周りに目を配る

自分が使いやすい環境を作るために、最も大切なことは周りの理解を得ることです。自分のやりやすさは、周りの理解があって、初めて成り立つのです。そのために必要なことは、自分自分にならず、周りに譲歩できること、サポートできることは、積極的に行うことです。恩を売る、というわけではないですが、こういった積み重ねが、自分が最もやりたいと思うことを実現してくれるのです。

整理整頓をする

どんなに素晴らしい設備があっても、使い切れていない人はたくさんいます。それは、整理整頓ができていないからです。この整理整頓は２つあります。

物理的な整理整頓を行う

これはそもそものモノを減らすということです。作業に必要ないものが、自分の机や周りに散乱していると、集中力が奪われていきます。その結果が、作業スピードを落としてしまったり、ひどいときには違うことを始めてしまい、そもそもやろうと思っていた作業を止めてしまうのです。

とある会社では、作業スペースということで、密室で周りに何もない環境を作っている会社もいるぐらいです。

PC上の整理整頓を行う

机に続いて、散らかっているけど放置されがちなのが、PCのデスクトップです。いらない資料、使わないツールが、デスクトップやブックマークに入っていませんか？これも物理的な障害と同じで、余計なものがあれば、作業のスピードを落としてしまいがちです。使わないものはなくすことが大切です。

オフィスを効率的に使う方法まとめ

オフィスを効率的、効果的に使うには、設備を整える・充実させる前にやるべきことがあります。それは、人間関係を大切にすることと整理整頓です。オフィスは一緒に働く仲間とモノが、嫌でも溢れる場所です。この溢れている状態を整理することが、オフィスをより使いやすくする、唯一の方法なのです。

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